一般的に中小企業の場合、業務ローテーションが難しく、入社時に配置された職務に長く就くことが多い。大企業のように多くの社員を抱えることは難しいうえ、多くの 中小企業はキャリアの多元化・複線化などを考慮した採用計画、人事制度、研修育成制度などを整備する余力はなく、どうしても場当たり的な人材採用と配置になってしまう。そのため、特定の業務の経験が長くなり、必然的に業務の属人性も高くなる。属人性が高くなると、その人が退職したり、急に休んだ場合には担当の業務が停止してしまう。その人しか知らない業務となり、アンタチャブルな世界へと迷い込んでいく。上司も管理できず、業務品質の管理もできなくなる。こうして、悪循環に陥る。
我々が担当した中小企業においても、同様のケースが多発していた。例えば、情報システム管理者が唯一1人で運用しているケースなどだ。中小企業の情報システムは、重要な役割を持っているにも関わらず、担当は1人というケースも多い。ひとり情報システム部など揶揄されているが、この問題の根は相当深い。
現代では、働き改革と称され、業務改革の目指す方向性が打ち出されている。その改革の担い手はIT化であることは疑いない。つまり、ひとり情報システム部に任せてしまうことは、ブラックボックス化を推進してしまうことになる。
やはり、業務の属人化排除の対策は、「業務の見える化」しかないだろう。見える化には、業務フローの可視化、業務の標準化だ。標準化するのであれば、業務分掌の明確化、さらには業務手順書が必要になる。そうすれば、属人化から脱却ができるうえ、人事ローテーションもできる可能性は出てくる。
もし、業務分掌、業務の可視化、見える化、標準化、ひとり情報システム部問題でお悩みの場合、ぜひ、当社にご相談ください。我々の経験が必ずお役に立つと思います。ご連絡をお待ちしています。