物流役務のＩＴ業務改革

IT Coaching株式会社

中堅物流会社（倉庫内ピッキングサービス受託会社）

現状

倉庫内ピッキング作業の請負サービス会社の事例です。該社では、委託元からピッキングデータを受領し、担当者独自の方法を考案、エクセルで丁寧に時間をかけピッキングリストを作成していました。しかし、委託元からのデータと実際の倉庫在庫にはズレがあり、倉庫内地図情報もなくエリア管理も実施されていませんでした。そのため、ピッキング作業効率は悪く、常時残業が発生しており想定外の労務コストがかかっていました。

コンサルティング内容

当プロジェクトでは、担当者独自の方法をゼロベースで見直し、顧客から受領するピッキングデータをベースに、倉庫内現場で得られる情報を整理し統合、新しいピッキングプロセスを考案しました。その考え方をあるソフトウエアを使って専用アプリケーションを構築していきます。同時に、作業内容を精査、業務プロセスの確認と可視化、ECRSの４原則「排除できないか」、「結合できないか」、「交換できないか」、「簡素化できないか」という４つの視点から改善案を考え、ソフトウエアが担当する業務項目、社員が実施する項目などを振り分け、要件定義を進めていきました。

プロジェクト成果

旧態依然の業務フローを見直し、属人的になっていたエクセルを新しいアプリケーションソフトウエアに入れ替え、その導入後は、以前と比較して従来の約70％の作業時間に減らることができました。これにより、社員の残業も少なくなり、充実したライフワークを過ごせるようになりました。

Webによる販売チャネル拡大

IT Coaching株式会社

中堅製造業（プラスチック部品等受託製造会社）

現状

10年以上も経過した自社ホームページをニュース更新のみで維持し続けていました。しかし、新規の問い合わせはほとんどありませんでした。しかも、WEBを制作した会社は廃業、管理者は不在、Adobe Flashの障害も放置されており、広報宣伝や販売チャネルとしての効果はほとんど期待できない状況でした。この会社の競合会社は、次々と新しいWebサイトをオープンさせており、劣化したWebサイトは競争劣位の会社として差別化される環境に陥っていました。

コンサルティング内容

まず、コンサルティングチームは、該社のWeb活用の目的を設定。新しいWeb制作には、コンテンツの充足が必要でした。しかし、参加したプロジェクトメンバーが本業に多忙なゆえ、コンテンツとなる写真撮影、自社紹介テキスト、コメントの執筆活動、Webの構成検討、ユーザシナリオなどを整理し、社内で考案することは非常に難しかったのです。そこで、本プロジェクトでは、トータルプロジュースプロジェクトとして請負。カメラマン、ライター、編集者もメンバーに加えてプロジェクトはスタートしました。特に、自社の強みをどのように主張していくかが重要なコンテンツになるため、プロジェクトメンバー全員でSWOT分析ワークショップやWeb戦略会議を複数回開催、WEBの骨組み構造を練り上げていきました。このように目的と目標を明確にし、ゴールまでのスケジュールを設定、プロジェクトメンバー全員が一丸となって推し進め、約7か月で完成させ公開に至りました。

プロジェクト成果

中小、中堅企業は、限られた社員数で日々多忙な業務を担当しています。しかも、Web制作経験者は少なく、経験も乏しいのが実情です。自社メンバーだけでは、豊富なコンテンツの作成、プロと同等レベルのによる写真撮影、テキストコンテンツの執筆などは難しいのが実情です。20年以上の経験を蓄積するプロディレクターリーダとした制作チームとプロジェクトマネジャの協力によりクライアントの期待に応えることができました。現在、新顧客の創造、問い合わせ数の拡大、売上の拡大に向けて、Web活用プロジェクトの準備をしています。

専門商社の情報セキュリティコンサルティング

IT Coaching株式会社

中堅商社（半導体、機械設計等の試作品を取り扱う中小企業）

現状

情報セキュリティ規程もなく、ウィルス対策ソフトウエアのみインストールされている状況でした。この商社では、試作品の設計図など重要な情報も多く取り扱っていました。一方、社員向けの情報セキュリティ教育なども実施されておらず、性善説に基づき良心に依存している状況でした。しかし、中途退社や転職する人材も多く、重要情報を持ち出している可能性も否めませんでした。

コンサルティング内容

経営幹部向けの情報セキュリティ基本概念講義を実施、次に社内の各部門からメンバーを選抜、情報セキュリティプロジェクトチームを発足させました。弊社コンサルタントは、そのプロジェクト活動のファシリテートを行い、社内の情報資産の洗い出し、脅威と脆弱性の調査を進めていきました。その後、該社の社員スキルレベルに合わせた従来からの情報資産の取り扱いプロセスを考慮した情報セキュリティ規程を作成しました。そして、その規程に準拠した管理策の実装、情報セキュリティ教育を実施したことで、セキュリティリスクの軽減に結びつけることができました。

プロジェクト成果

・情報セキュリティ規程の充足と運用サイクルＰＤＣＡの確立の成功
・情報セキュリティ教育の実施による情報セキュリティを優先する社風の醸成

ITを活用した教育機関の業務改革

IT Coaching株式会社

教育機関（自動車運転教育、高齢者運転教育等の自動車、二輪車専門教習学校）

現状

この教育機関では、新入生の入学受付、オプションの受講料、入学金など現金の収受を受付で実施していました。受付スタッフは、割引や紹介制度などの複雑な計算式を手動で計算していました。そのため、見積計算ミスや複雑な受講コースの組み合わせの間違いなどが頻発、社内の各種申請手続きも手書き紙文化が浸透しており、ほとんどの業務プロセスは著しく時間がかかるものでした。学生さんの受講が増える長期休暇前の繁忙期は、受付に長時間を要することから長蛇の列も珍しくありません。そこで、受付、入金、精算等の一連の業務フローの見直しをIT導入により改善ができないかと思案していた状況でした。

コンサルティング内容

私たちコンサルティングチームは、経営幹部から選抜されたメンバーとプロジェクトキックオフを開催。全工程６カ月のスケジュールを立案、現行業務フローの洗い出しと可視化、問題点の抽出、課題の設定、課題優先順位の選定、具体的解決策の検討、採用するITツール選定、ベンダー検討、実装、検証と続きました。

プロジェクト成果

受付業務の効率化、特に、入金業務は、新しいITシステムの導入によりスムーズになりました。バーコードによる入金作業はミスがなくなり、多くのオプション組み合わせ計算も自動になり、日計業務も自動化されました。これにより社員の残業は、以前と比べて約20％削減ができました。