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優柔不断は常に誤りである

Financial Times  business columnist John Gapper氏のコメントから

2019年10月21日付日経新聞Opinionで掲載された John Gapper 氏のコメントは非常に興味深い内容であった。

「経営者は、自身を嵐の海を進む船の船長である」と例えたのは、ノーベル経済学賞を受賞した米国の心理学者ダニエル・カーネマン氏である。企業経営において経営方針が無い、決まらないという状況は、管理職も含め全社員が困ってしまう。「方針が間違っていたとしても目的地が決まっていればおのずとやることも決まる。ゆえに、経営者は迅速な経営判断が必要である」と述べている。例えば、HSBCで暫定CEOを務めるノエル・クイン氏は「5秒ルール」を用いているそうだ。部下に選択肢の概要をまとめさせ、それを数秒で選択させる。(もちろん、必要なら見直す機会がある)つまり、漂流状態ではなく、いち早く目的地を定めることの重要性を説いている。

昔、当社にコンサルティングの引き合いを持ちかけたあるソフトウエア会社の社長は、多品種のソフトウエアを次々と開発、自社商品化していた。さらに、他社モノの代理店権も次々と獲得、とにかく品揃えを豊富にすることで手一杯の状況だった。目的地はどこなのか?目標は何か?・・・だれもが理解できなかった。焦点とする開発投資や販促対象商品は猫の目のように変わる。もちろん、中小企業であるゆえ、営業リソースは限られ有力な販売チャネルがあるわけでもない。我々は、まず経営方針を固め、目的地を定めることを強く推奨、中期プランを提案したが、意見の相違があり当社のサービスが採用されることは無かった。なお、該社は予想通り4期連続赤字である。

中小企業経営者は、最終的には自らの判断で船の目的地を決めなければならない。中小企業は、大企業と異なり過度な合意形成プロセスや煩雑な手続きなどはないだろう。まずは、自らが腹を括り方針を決めることが重要だ。Gapper 氏は、『あらゆる角度から検討し、慎重かつ断固とした態度で実行したとしても失敗の可能性はあり、それに気が付いた時の後戻りや方針変更は難しいことはわかっている。それでも、方針を迅速に決めるべきだ』と締めくくっている。

企業の成長と情報システム

先日、パート社員を含めると従業員850名に達する中小企業の社長と面談をした。創業社長であり、後継者も決まっている。業績も安定しており、業界は追い風、今後、さらに飛躍できる可能性もあるだろう。我々は、情報化について相談を受けたため、1時間ほど情報システム担当者からシステム概要の説明を受けた。詳細は公開できないが、驚いたのは勤怠管理を手書き申請し、それを責任者が丁寧にOCR用紙に書き写すという工程である。この作業工数を積み上げると膨大な時間になることは容易に想像できる。さて、それをシステム化しない理由を尋ねると、①勤怠時間の不正を責任者が確認できること ➁申請書への記入は1人1日1分もかからない ➂今まで通りで問題ないし、システム化のプロセスも良くわからないということ。

創業時であれば、手書きの勤怠申請は普通だ。しかし、売上拡大に伴い従業員が増えてくれば、それに応じた情報システム化は必須である。本ケースの場合、システム投資効果の定量化は容易であり、働き方改革直結間違いなしである。

やはり、中小企業には情報システムに詳しい参謀が必要である。多くの経営者は経営のプロであるが情報システムのプロではない。情報システムのプロ人材の常勤採用は難しいが、定期的な訪問相談であっても十分な効果を発揮できるはずだ。適切な相談相手が見つからないのであれば、我々のような公平中立、第三者のコンサルティング会社に依頼することも一考である。

※なお、中小企業の定義は、以下の通りです。

業種分類中小企業基本法の定義
製造業その他資本金の額又は出資の総額が3億円以下の会社又は
常時使用する従業員の数が300人以下の会社及び個人
卸売業資本金の額又は出資の総額が1億円以下の会社又は
常時使用する従業員の数が100人以下の会社及び個人
小売業資本金の額又は出資の総額が5千万円以下の会社又は
常時使用する従業員の数が50人以下の会社及び個人
サービス業資本金の額又は出資の総額が5千万円以下の会社又は
常時使用する従業員の数が100人以下の会社及び個人

物流役務のIT業務改革

中堅物流会社(倉庫内ピッキングサービス受託会社)

現状

倉庫内ピッキング作業の請負サービス会社の事例です。該社では、委託元からピッキングデータを受領し、担当者独自の方法を考案、エクセルで丁寧に時間をかけピッキングリストを作成していました。しかし、委託元からのデータと実際の倉庫在庫にはズレがあり、倉庫内地図情報もなくエリア管理も実施されていませんでした。そのため、ピッキング作業効率は悪く、常時残業が発生しており想定外の労務コストがかかっていました。

コンサルティング内容

当プロジェクトでは、担当者独自の方法をゼロベースで見直し、顧客から受領するピッキングデータをベースに、倉庫内現場で得られる情報を整理し統合、新しいピッキングプロセスを考案しました。その考え方をあるソフトウエアを使って専用アプリケーションを構築していきます。同時に、作業内容を精査、業務プロセスの確認と可視化、ECRSの4原則「排除できないか」、「結合できないか」、「交換できないか」、「簡素化できないか」という4つの視点から改善案を考え、ソフトウエアが担当する業務項目、社員が実施する項目などを振り分け、要件定義を進めていきました。

プロジェクト成果

旧態依然の業務フローを見直し、属人的になっていたエクセルを新しいアプリケーションソフトウエアに入れ替え、その導入後は、以前と比較して従来の約70%の作業時間に減らることができました。これにより、社員の残業も少なくなり、充実したライフワークを過ごせるようになりました。

Webによる販売チャネル拡大

中堅製造業(プラスチック部品等受託製造会社)

現状

10年以上も経過した自社ホームページをニュース更新のみで維持し続けていました。しかし、新規の問い合わせはほとんどありませんでした。しかも、WEBを制作した会社は廃業、管理者は不在、Adobe Flashの障害も放置されており、広報宣伝や販売チャネルとしての効果はほとんど期待できない状況でした。この会社の競合会社は、次々と新しいWebサイトをオープンさせており、劣化したWebサイトは競争劣位の会社として差別化される環境に陥っていました。

コンサルティング内容

まず、コンサルティングチームは、該社のWeb活用の目的を設定。新しいWeb制作には、コンテンツの充足が必要でした。しかし、参加したプロジェクトメンバーが本業に多忙なゆえ、コンテンツとなる写真撮影、自社紹介テキスト、コメントの執筆活動、Webの構成検討、ユーザシナリオなどを整理し、社内で考案することは非常に難しかったのです。そこで、本プロジェクトでは、トータルプロジュースプロジェクトとして請負。カメラマン、ライター、編集者もメンバーに加えてプロジェクトはスタートしました。特に、自社の強みをどのように主張していくかが重要なコンテンツになるため、プロジェクトメンバー全員でSWOT分析ワークショップやWeb戦略会議を複数回開催、WEBの骨組み構造を練り上げていきました。このように目的と目標を明確にし、ゴールまでのスケジュールを設定、プロジェクトメンバー全員が一丸となって推し進め、約7か月で完成させ公開に至りました。

プロジェクト成果

中小、中堅企業は、限られた社員数で日々多忙な業務を担当しています。しかも、Web制作経験者は少なく、経験も乏しいのが実情です。自社メンバーだけでは、豊富なコンテンツの作成、プロと同等レベルのによる写真撮影、テキストコンテンツの執筆などは難しいのが実情です。20年以上の経験を蓄積するプロディレクターリーダとした制作チームとプロジェクトマネジャの協力によりクライアントの期待に応えることができました。現在、新顧客の創造、問い合わせ数の拡大、売上の拡大に向けて、Web活用プロジェクトの準備をしています。

専門商社の情報セキュリティコンサルティング

中堅商社(半導体、機械設計等の試作品を取り扱う中小企業)

現状

情報セキュリティ規程もなく、ウィルス対策ソフトウエアのみインストールされている状況でした。この商社では、試作品の設計図など重要な情報も多く取り扱っていました。一方、社員向けの情報セキュリティ教育なども実施されておらず、性善説に基づき良心に依存している状況でした。しかし、中途退社や転職する人材も多く、重要情報を持ち出している可能性も否めませんでした。

コンサルティング内容

経営幹部向けの情報セキュリティ基本概念講義を実施、次に社内の各部門からメンバーを選抜、情報セキュリティプロジェクトチームを発足させました。弊社コンサルタントは、そのプロジェクト活動のファシリテートを行い、社内の情報資産の洗い出し、脅威と脆弱性の調査を進めていきました。その後、該社の社員スキルレベルに合わせた従来からの情報資産の取り扱いプロセスを考慮した情報セキュリティ規程を作成しました。そして、その規程に準拠した管理策の実装、情報セキュリティ教育を実施したことで、セキュリティリスクの軽減に結びつけることができました。

プロジェクト成果

・情報セキュリティ規程の充足と運用サイクルPDCAの確立の成功
・情報セキュリティ教育の実施による情報セキュリティを優先する社風の醸成

ITを活用した教育機関の業務改革

教育機関(自動車運転教育、高齢者運転教育等の自動車、二輪車専門教習学校)

現状

この教育機関では、新入生の入学受付、オプションの受講料、入学金など現金の収受を受付で実施していました。受付スタッフは、割引や紹介制度などの複雑な計算式を手動で計算していました。そのため、見積計算ミスや複雑な受講コースの組み合わせの間違いなどが頻発、社内の各種申請手続きも手書き紙文化が浸透しており、ほとんどの業務プロセスは著しく時間がかかるものでした。学生さんの受講が増える長期休暇前の繁忙期は、受付に長時間を要することから長蛇の列も珍しくありません。そこで、受付、入金、精算等の一連の業務フローの見直しをIT導入により改善ができないかと思案していた状況でした。

コンサルティング内容

私たちコンサルティングチームは、経営幹部から選抜されたメンバーとプロジェクトキックオフを開催。全工程6カ月のスケジュールを立案、現行業務フローの洗い出しと可視化、問題点の抽出、課題の設定、課題優先順位の選定、具体的解決策の検討、採用するITツール選定、ベンダー検討、実装、検証と続きました。

プロジェクト成果

受付業務の効率化、特に、入金業務は、新しいITシステムの導入によりスムーズになりました。バーコードによる入金作業はミスがなくなり、多くのオプション組み合わせ計算も自動になり、日計業務も自動化されました。これにより社員の残業は、以前と比べて約20%削減ができました。

思った通りの人生と自分の組織

(14歳からの哲学から抜粋、一部引用)

人は何でも思うことができる。これが自由の原点である。人生はつまらないと思えば、つまらないし、人生は素晴らしいものだと思えば人生は素晴らしいものになる。人は思うことで人生の運命を自由に創造することができる。

出版社: トランスビュー (2003/3/20)ISBN-10: 4901510142

中小企業の情報システム部門メンバーと話していると、皆、こういう組織にしたい、情報システムを通じて会社に貢献したい、と思う気持ちを強く感じる。しかし、経営者に直接伝えることはあまりしないようだ。なぜ、そうしないのかの理由は、組織によってまちまちだろうが、この壁を無くさない限り、縁の下の力持ち、安定稼働当たり前、停止すれば評価減という経営陣からの組織イメージから脱却できない。そもそも経営陣で、情報システム部門がどのような仕事をしているのか具体的に知っている経営者は少ないのではないか。

人生を素晴らしいと思うことと同様に自分が所属する情報システム部門を素晴らしい組織にしたいという気持ちを持つことで、理想に一歩前進はできる。しかし、情報システム部門の枠内だけでは限界がある。やはり、経営陣に対して自らの組織の活動状況を理解してもらう努力を怠らず、必要かつ適切なリソースを投入してもらうべきだろう。